La formation qualifiante « Secrétaire assistant »
La formation développe les compétences nécessaires pour maîtriser les Activités Types liées à l’exercice du métier de « secrétaire assistant (SA) » et prépare à la certification du Titre Professionnel de « secrétaire assistant » (TP-00374).
Pour rappel, le titre professionnel est un diplôme du Ministère du travail cadré par arrêté publié au journal officiel.
Le titre professionnel secrétaire assistant est un diplôme de niveau 4 (code NSF : 324t) et se compose de deux activités types, correspondant chacune à un bloc de compétences (voir la partie activités types).
Le titre professionnel peut être obtenu en une seule fois ou par capitalisation de blocs de compétences.
Le métier de secrétaire assistant
De manière générale, l’emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Il joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.
L’emploi de secrétaire assistant s’exerce dans tous types d’entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d’activités.
Dans les grandes entreprises, l’activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.
Les types d’emplois accessibles sont les suivants :
- Secrétaire
- Secrétaire administratif
- Secrétaire polyvalent
- Assistant administratif
- Assistant d’équipe
- Assistant d’entreprise
La fiche de communication du ministère est disponible en téléchargement.
Les activités types
Le titre professionnel « Employé administratif et d’accueil » est composé de 2 blocs de compétence, tels que définis dans le « référentiel emploi activités compétences » :
- Activité 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
o Produire des documents professionnels courants
o Communiquer des informations par écrit
o Assurer la traçabilité et la conservation des informations
o Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
o Planifier et organiser les activités de l'équipe
- Activité 2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
o Assurer l'administration des achats et des ventes
o Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
o Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
o Assurer le suivi administratif courant du personnel
Les modalités d’évaluation
Comme pour tout titre professionnel, les modalités d’évaluation sont fixées par un « référentiel d’évaluation » :
- Les Evaluations en Cours de Formation (ECF) : elles sont mises en œuvre par l’équipe pédagogique et s’appuie sur des situations d’évaluation types mises à disposition par le ministère. Les résultats sont reportés dans le livret d’évaluations passées en cours de formation destiné au jury d’examen.
Plus d’informations visionnez la vidéo.
- Le Dossier Professionnel : document obligatoire, il est composé de deux parties (administrative et professionnelle), il est à remplir par le candidat avec une formalisation imposée. Il permet au candidat de présenter différentes expériences (travail, bénévolat, formation) en lien avec le titre.
- Une session d’examen :
o pour le titre professionnel complet, évaluée par un jury d’examen habilité et externe à l’établissement et composée de plusieurs épreuves :
Une mise en situation professionnelle écrite d’une durée de 4h00,
Une mise en situation orale d’une durée de 10 minutes (+ 10 minutes de préparation)
D’un entretien technique de 25 minutes
o pour chaque CCP (parcours par capitalisation), évalué par un jury d’examen habilité et externe à l’établissement et composée de plusieurs épreuves :
Une mise en situation professionnelle écrite et/ou orale d’une durée entre 2h20 et 3h00, selon le CCP,
Un entretien technique d’une durée de 20 minutes
- Un entretien final avec le jury, pour l’épreuve au titre professionnel ou lors du passage du dernier CCP amenant au titre lors d’un parcours par capitalisation, d’une durée de 15 minutes.
Des aménagements (temps, matériel, aide humaine) sont possibles en fonction de la situation de handicap de la personne, en application du cadre légal.
Durée et modalités de l’accompagnement
La formation est proposée sur une durée de 2 450 heures, soit environ 70 semaines. Une préparatoire est incluse.
Ce temps, plus long que dans les dispositifs de droit commun, permet de prendre en compte la globalité de la personne et de proposer un accompagnement médico-social en parallèle, par l’équipe pluriprofessionnelle ou en coordonnant le parcours avec des prestataires extérieurs ou partenaires.
L’accompagnement est personnalisé et contractualisé.
Deux périodes d’application en entreprise (PAE) de 175 heures pour la première et 280 heures pour la deuxième.
La formation peut être complète ou modulaire, en fonction du projet personnalisé de la personne. Les périodes d’application en entreprise peuvent être sur des durées fixes ou perlées tout au long du parcours, sur le principe d’une alternance.
Les modalités d’accompagnement sont diverses :
- En présentiel,
- En distanciel
- ou mixte.
Une pédagogie individuelle et collective est mise en place, les supports pédagogiques sont diversifiés (papier, numérique, outils collaboratifs, plateforme FOAD). Sur le site, chaque stagiaire a un espace personnel, composé d’un bureau avec rangement, d’un PC complet avec accès réseau, l’accès à la documentation professionnelle, un système d’impression en ligne.
Les conditions d’accès
L’accès à la formation et à l’accompagnement par l’ESRP Le Coteau se fait sur notification MDPH.
Une liste d’attente est établie. 10 entrées sont faites tous les 9 mois environ.
Des pré requis sont obligatoires :
- Niveau 1ère /Terminale ou équivalent : maîtrise des règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques, maîtrise des règles de calculs de base,
- Le parcours de soin est mis en place et stabilisé.
Les équivalences avec d’autres certifications
Selon les modalités définies par arrêté, le titre professionnel présente des équivalences avec :
o Secrétaire comptable
o Secrétaire assistant immobilier
o Secrétaire assistant médico-social
Statut de l’usager durant son accompagnement
L’usager a un statut de stagiaire de la formation professionnelle durant tout son accompagnement qui lui ouvre droit à une rémunération versée par la région, via le prestataire Docapost.
Le montant de la rémunération dépend de la situation professionnelle antérieure du stagiaire.
Coût de l’accompagnement
Les frais pédagogiques et d’hébergement, le cas échéant, sont entièrement pris en charge par l’Assurance Maladie, dans le cadre du financement pluriannuel de l’établissement.
Les frais de repas et de transport restent à la charge du stagiaire.
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