Programme de formation Secrétaire-Assistant/Secrétaire-Assistante

Intégration

• Modalités organisationnelles et cadre de référence

• S'approprier les outils de démarches d'entretiens conseil et de recherche de stage

Bureautique

• Prendre en main l'ordinateur et les périphériques

• Intégrer les outils collaboratifs dans sa pratique professionnelle

• Naviguer sur le web

• Saisir un document dans Word et le sauvegarder

• Mettre en forme les paragraphes d'un document Word et appliquer les règles dactylographiques et typographiques

• Utiliser les fonctionnalités et la mise en forme

• Effectuer les calculs de base

• Saisir formule de calcul de pourcentages de répartition et évolution

• Effectuer les filtres de base

• Créer des tableaux automatisés à l'aide des fonctions avancées d'Excel

• Créer un diaporama sur Power Point et animer un diaporama sur PowerPoint

Ecrits professionnels

• Rédiger et présenter un courrier

• Rédiger et présenter un mail

Communication

• Découvrir les bases de la communication.

Gestion du temps

• Gérer son temps et les priorités

Découverte de l'entreprise

• L'entreprise et les flux d'informations

Rédiger des écrits professionnels

• Rédiger et présenter un courrier

• Rédiger et présenter une note

• Rédiger et présenter un mail

• Rédiger et présenter un compte-rendu

• Rédiger et présenter un procès-verbal

• Rédiger un sms

• Assurer la rédaction de différents écrits professionnels

Assurer la traçabilité et la conservation des informations

• Identifier et appliquer les différents types de classement fondamentaux et dérivés

• Identifier les différents types de matériels et mobiliers

• Organiser le classement informatique des dossiers et fichiers

• Organiser l'archivage des documents papier et fichiers

• Classer le courrier arrivée et départ, les mails dans Gmail, les fichiers dans Google Drive

Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques

• Accueillir, traiter la demande d'un visiteur et l'orienter en adoptant une posture professionnelle.

• Recevoir et émettre un appel téléphonique et transmettre un message

• Utiliser des phrases types courantes et savoir épeler des noms et adresse de courriels et énoncer des numéros de téléphone en anglais

Planifier et organiser les activités de l'équipe

• Gérer son temps et ses priorités

• Mettre à jour des agendas

• Créer et mettre à jour un planning

• Créer et mettre à jour une liste de tâches

• Planifier et organiser les activités de l'équipe

• Créer et mettre à jour un budget

• Organiser une réunion

• Organiser un déplacement professionnel

Evaluation

• Réaliser une mise en situation globale

• Passer l'ECF Secrétariat

• Passer l'ECF complémentaire Secrétariat

Assurer l'administration des achats et des ventes

• Gérer le stock de ressources matérielles (fournitures et consommables) d'un service/d'une structure

• Connaître les fonctions de base du logiciel EBP Gestion commerciale

• Identifier les différents documents, les interactions avec les collaborateurs et les partenaires et appliquer les conditions commerciales et financières liées à l'activité

• Assurer le traitement des documents commerciaux, de l'appel d'offres au règlement

• Passer et suivre les commandes aux fournisseurs sélectionnés, selon les procédures de l'entreprise 

• Assurer et suivre les opérations administratives des ventes, du devis au règlement, dans le respect des délais et procédures, à l'aide d'un logiciel de gestion commerciale

Mettre en place des solutions adaptées à la demande d'un partenaire de la structure et/ou au règlement d'un litige

• Identifier les situations à gérer dans une activité achats/ventes, et les ressources pour y parvenir, selon son niveau de délégation

• Donner suite à une réclamation, un litige, une demande, émanant d'un client, d'un fournisseur, d'un prestataire

Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques

• Réaliser des tableaux statistiques et/ou des graphiques pour l'analyse et la prise de décision

• Réaliser des tableaux de suivi de l'activité d'un service ou d'une structure (achats/vente, RH, direction)

Assurer le suivi administratif du personnel

• Identifier les sources documentaires professionnelles et recherche sur internet (utilisation doc pro + création favoris sur internet)

• Connaître la législation sociale

• Etablir les formalités d'embauche d'un salarié

• Etablir les formalités liées aux absences : congés, accident, maladie

• Identifier les dispositifs relatifs à la  formation du personnel

• Identifier les acomptes, avances et oppositions sur salaires

• Etablir les formalités de départ d'un salarié

• Préparer les réponses aux demandes courantes des salariés

Evaluation

• Réaliser une mise en situation globale

• Passer l'ECF Gestion Commerciale/RH

• Passer l'ECF complémentaire Gestion Commerciale/RH

Appui médical

• S'approprier des solutions face aux problématiques rencontrées

Appui social

• S'approprier des solutions face aux problématiques rencontrées

• https://mes-aides.francetravail.fr/

Entretiens individuels

• Exprimer de manière individuelle ses besoins, ses limites et ses souhaits à chaque professionnel de l'équipe pluridisciplinaire,

• Contribuer et co-construire à l'élaboration de son futur parcours personnalisé d'apprentissage,

• Contribuer à l'élaboration de ses limites et de ses contraintes médicales.

Appui CIP

• S'approprier des solutions face aux problématiques rencontrées dans ses démarches d'enquêtes et de stage

Appui neuro-psychologue

• Evaluer ses capacités d'apprentissage

• S'approprier des stratégies face aux problématiques rencontrées

Appui Référent de parcours

• Co-construire des objectifs adaptés

• Valider les évolutions des objectifs indiqués dans le PFI

Appui infirmière

• S'approprier des solutions face aux problématiques rencontrées

• Evaluer l'impact de ses limites et de ses contraintes en formation et durant les périodes de stages

Appui Ergonome

• S'approprier des moyens de compensation pour réussir sa formation

Réalisation de réunion pédagogiques pluridisciplinaire

• Prendre en compte les propositions de l'équipe pluridisciplinaire au regard de son projet

• Durée totale de la formation : 1693 heures dont 352 heures en entreprise.
• SAS d'intégration aux métiers du Tertiaire : 128 heures.
• Bloc de compétences Secrétariat : 599 heures dont 128 heures en entreprise.
• Bloc de compétences Gestion Commerciale / RH : 574 heures dont 128 heures en entreprise.

Modalités pédagogiques :

• Présentiel
• Distanciel
• Classe inversée
• Travaux de sous-groupes
• Pair-aidance
• Autoformation modulable en fonction de l'individualisation de parcours
• Ateliers tutorés de renforcement en fonction des besoins identifiés.
• Parcours de Formation Individualisé (PFI) outil de suivi et d'auto-évaluation permettant d'échanger avec le référent de parcours sur les acquis et les besoins tout au long de la formation.

Pédagogie adaptée et individualisée

Le stagiaire contractualise avec son référent de parcours sur les objectifs à atteindre durant sa formation. Son parcours est en adéquation avec ses besoins.

Afin de sécuriser le parcours de formation du stagiaire, des aménagements pédagogiques, médicaux et sociaux peuvent être proposés dans un souci d'accompagner la personne dans sa "globalité"

Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

• Produire des documents professionnels courants
• Communiquer des informations par écrit
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
• Planifier et organiser les activités de l'équipe

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

• Assurer l'administration des achats et des ventes
• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
• Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
• Assurer le suivi administratif courant du personnel

Modalités d'évaluation :

Mise en situation professionnelle (04h20) :

Dans un premier temps, à partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. Dans un second temps, à partir d'un scénario préétabli choisi par le jury, le candidat traite un appel téléphonique y compris la rédaction d'un message à partir des notes prises durant l'appel.

Entretien technique (00h25) : 

A partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant sur :

• le classement, l'archivage et la traçabilité des informations
• la planification et l'organisation des activités d'une équipe
• le suivi administratif courant du personnel

Entretien final (00h15) :

Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels induits.

Description des modalités d'acquisition de la certification par capitalisation des blocs de compétences et/ou par correspondance :

Le titre professionnel est composé de deux blocs de compétences dénommés certificats de compétences professionnelles (CCP) qui correspondent aux activités précédemment énumérées.

Le titre professionnel est accessible par capitalisation de certificats de compétences professionnelles (CCP) ou suite à un parcours de formation et conformément aux dispositions prévues dans l'arrêté du 22 décembre 2015 modifié, relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel du ministère chargé de l'emploi.

Secteurs d'activités :

L'emploi de secrétaire s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités. Dans les grandes entreprises, l'activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.

Type d'emplois accessibles :

• Secrétaire
• Secrétaire administratif
• Secrétaire polyvalent
• Assistant administratif
• Assistant d'équipe
• Assistant d'entreprise

Code(s) ROME :

• M1607 - Secrétariat